Perencanaan Perjalanan Bisnis :

Perjalanan bisnis adalah suatu perjalanan seseorang yang mewakili kantor / organisasinya ke suatu tempat dengan menemui pihak-pihak tertentu dalam rangka urusan bisnis.

Agar perjalanan tersebut sukses maka perlu diatur dengan tahapan :

1. Perencanaan perjalanan

Rencana perjalanan bisnis yang baik hendaknya dapat menjawab masalah-masalah sebagai berikut :

Apa maksud dan tujuan perjalanan tersebut?

Berapa lama dan kapan berangkat? Bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangannya?

Transportasi apa yang akan digunakan?

Di mana harus menginap?

Pejabat atau instansi apa yang akan ditemui/dituju?

Perbekalan apa yang perlu dipersiapkan atau dibawa?

2. Persiapan dokumen

Hal yang penting dipersiapkan oleh seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinannya adalah berkas berkas, peraturan-peraturan, surat-surat, akte-akte, brosur dan hal lain yang berhubungan dengan masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan dengan pihak yang akan ditemui.
Khusus bagi pimpinan yang akan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri perlu diurus/disiapkan :

a. Surat Tugas

b. Pasort

c.Fiskal

d. Visa

e. Tiket Pesawat

f. Booking Hotel

g. Dokumen dokumen penting

3. Membuat daftar perjalanan

Daftar perjalanan adalah sebuah daftar yang berisi tujuan kantor tempat kunjungan dan janji pertemuan dengan pihak tertentu yang telah disepakati.

Khusus perjalanan bisnis ke luar negeri daftar tersebut menyangkut hal : Hari, tanggal dan waktu keberangkatan, nama bandara, jenis dan nomor penerbangan waktu kedatangan, hotel tempat menginap.

4. Perencanaan transportasi dan akomodasi

Dalam merencanakan transportasi dan akomodasi untuk perjalanan bisnis seorang sekretaris biasanya menggunakan jasa biro perjalanan dan dapat meminta keterangan selengkap-lengkapnya tentang hal ini.

Baik masalah tiket pesawat dengan kelas yang dibutuhkan demikian juga tentang hotel dan apabila kita gunakan maka dapat kita pesan sesuai dengan kebutuhan dari kantor kita.

Pemesanan tentunya dapat kita lakukan dengan teliti terutama nama sekretaris, kantor dan alamatnya secara jelas serta nomor teleponnya.

Tidak kalah pentingnya kita perhatikan adalah aturan perusahaan tentang perjalanan bisnis pimpinan bagaimana biaya yang disediakan kelas penerbangan maupun kelas hotel yang merupakan fasilitas dari kantor kita.

5. Perencanaan keuangan